Ludwigshafen / Metropolregion Rhein-Neckar – Die Zutaten für die Bürowelt 4.0 sind inzwischen schnurlos und mobil anzuwenden.
Was tun, wenn die eigenen Büroräume aufgrund von Renovierungsarbeiten oder einem Umzug auf einmal ausfallen? Kann diese Arbeit auch mobil geschehen? Konventionelle Arbeitsbedingungen sind bereits bei vielen großen Arbeitgebern nicht mehr vorhanden. Flexibilität bei der Auswahl des Arbeitsplatzes ist hier fast schon Pflicht. Von dieser Tugend könnten sich auch regionale öffentliche Verwaltungen inspirieren lassen. Wie können Stadt- und Kreisverwaltungen von den neuen Möglichkeiten in der Bürowelt profitieren?
Im neuen Jahr sind in der Stadt Landau gleich zwei Abteilungen des Umweltamtes umgezogen. Die dringend benötigten Räume für die Grünflächenabteilung und für die Abteilung Landespflege und Umweltplanung sind nun in der „Roten Kaserne“ zu finden. Während des dreimonatigen Umbauphase mussten die betroffenen Mitarbeiter und Beschäftigten improvisieren. Und selbst wenn die Sternsinger Landrat Clemens Körner und die Kreisverwaltung für das Jahr 2018 gesegnet haben – der Segen allein hilft nicht immer, die Probleme vor Ort zu lösen.
Von den Möglichkeiten des Büros 4.0 profitieren – auch in der Region
In die Jahre gekommene Organisationsstrukturen und räumliche Engpässe sind oft ein Problem in den öffentlichen Verwaltungen. Durch die immer stärker stattfindende Digitalisierung ergeben sich allerdings immer neue Möglichkeiten. Neue Büroraum-Konzepte, digitale Bearbeitungstools, stärkere Anbindung an den Homeoffice-Bereich, virtueller Büroservice sind die aktuellen Schlagwörter.
Der Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V. weist in seinen Veranstaltungen regelmäßig auf die veränderten Bedingungen in der modernen Bürolandschaft hin. Die bSb-Regionalgruppe Rhein-Neckar bietet auch im Jahr 2018 ihren Mitgliedern professionelle Weiterbildungen und Office-Beratungen zu aktuellen Themen. Für Interessierte: Die Info-Veranstaltungen der Regionalgruppe finden dabei regelmäßig in der Infobörse, einem Hotel in Mannheim statt.
Mobiles Büro im Kommen
Der Büroalltag ist stark im Wandel. Herkömmliche Büroräume mit festen Arbeitsplätzen und eigenen Schreibtischen gehören in vielen Unternehmen nicht mehr zwingend zum Arbeitsalltag. Das Büro 4.0 wird immer stärker multifunktionell. Nach dem Baukasten-Prinzip werden Großraumbüros mit Hilfe mobiler Wände in Einzelbüros umgewandelt – ganz nach Bedarf und aktuellen Projekten.
So gehören auch stationäre Computer immer mehr zum alten Standard. Die abwechslungsreichen Arbeitsplätze der Zukunft erlauben mobiles Arbeiten. An Laptops, Tablets oder sogar mit Smartphones werden zunehmend Office-Aufgaben erledigt und Korrespondenzen gepflegt. Immer mehr Start-ups nutzen die Gelegenheit, ihre Arbeit nicht nur starr am Schreibtisch, sondern gemütlich in der offenen Küchen-Zeile zu erledigen. Besprechungen oder Meetings im Outdoor-Bereich? Auch das ist durch die mobile Technik heute viel einfacher umzusetzen.
Bürosoftware per Cloud oder App
Die Hersteller von moderner Bürosoftware haben sich dem neuen Trend angepasst und bieten immer mehr mobile Anwendungen an. Der Bereich Buchhaltung wird digital neu organisiert. Die lexoffice iOS App beispielsweises ermöglicht die Verwaltung von Angeboten und Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen von unterwegs. Die Software-Anwendung hat eine integrierte Scann-Funktion, mit der Beläge direkt organisiert und abgelegt werden können. Mobile Rechnungsprogramme, automatischer Zahlungsabgleich oder die gesamte Belegerfassung erleichtern inzwischen vielen Unternehmern und Steuerberatern den Buchhaltungsalltag.
Eine automatisierte Buchhaltung und Online-Rechnungsprogramme sind vor allem für Start-ups, Kleinstunternehmen und Gründer interessant. Die kaufmännische Komplettlösung für diese Zielgruppe bietet lexware online. Diese Anwendung läuft komplett als Cloud-Lösung und wird monatlich abgerechnet. Es gibt im Bereich Komplettlösungen auch für kleinere und mittlere Unternehmen mobile Anwendungen für Lagerverwaltung, Warenwirtschaft, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Auftragsbearbeitung. Es ist technisch immer einfacher geworden, sämtliche kaufmännische Funktionen für die mobile Anwendung anzupassen.
Mobiles Arbeiten geht immer häufiger in Arbeitsgemeinschaften oder im Home Office.
Coworking und ortunabhängiges Arbeiten in der Region
Moderne Stadtkonzepte und mobiles Arbeiten treffen auch im Rhein-Neckar-Gebiet auf Resonanz. In Ludwigshafen ist Ende 2016 das Hallenbad Nord durch TWL zu neuem Leben erwacht. Mit dem Ziel, in der Region den Wirtschaftsstandort stärker zu fördern, hat die TWL in dem alten Schwimmbad einen Coworking-Space für Start-ups geschaffen. Hier finden Existenzgründer, hauptsächlich aus den Bereichen Energie, Dienstleistungen und Mobilität ihre neuen mobilen Arbeitsplätze – inklusive Infrastruktur.
Im innovativen Umfeld eines solchen Coworking-Raumes gibt es völlig neue Möglichkeiten, von denen auch die TWL in ihren eigenen Reihen profitieren will. So sollen Mitarbeiter von ihren bisherigen Aufgaben zeitlich begrenzt freigestellt werden, um im offenen Arbeitsraum neue Impulse zu bekommen. Hier wird ganz aktiv versucht, von Start-ups zu lernen, mit Aufgaben flexibler und kreativer umzugehen. Auf den immer mobiler werdenden Alltag der Menschen und deren Bedürfnisse eingehen – was liegt näher, als solche Aufgabenstellungen nicht auch in einer mobilen Arbeitsatmosphäre umsetzen?
Moderne Mitarbeiter – virtuelle Assistenten
Immer mehr Unternehmen setzen auf BüromitarbeiterInnen, die nicht mehr dauernd anwesend im Unternehmen oder im Büro sein müssen. Sogenannte Cloudsecretarys oder virtuelle Assistenten übernehmen organisatorische oder administrative Aufgaben, die online abgewickelt werden. Die Büro-Assistenz 4.0 bietet das Sekretariat im digitalen Zeitalter. Mit Hilfe von digitalen Tools arbeiten diese Online-AssistentInnen den Auftraggebern von außerhalb zu. Ihre Aufgaben bestehen in der Bearbeitung der täglichen E-Mails, der Organisation von Online-Meetings oder von anderen Veranstaltungen oder Dienstreisen.
Die Vorteile für die Arbeitgeber: Geringere Kosten, da die Arbeitskräfte nicht festangestellt, sondern frei beschäftigt sind und höchst flexible Arbeitseinsätze. Punktuell können die ausgelagerten SekretärInnen viele Tagesaufgaben abnehmen und den Chef entlasten. Doch auch für die freien MitarbeiterInnen bedeutet diese Arbeitsweise höchste Flexibilität. Sie ermöglicht das Arbeiten von überall, spannende Zusammenarbeit in virtuellen Teams und eine größere Freiheit. Immer mehr AssistentInnen melden Ihre virtuellen Dienste inzwischen an. Fernarbeit ist aktuell die größte Plattform für deutsche virtuelle Assistenten und bringt beide Seiten zusammen.
Mit der Zeit gehen für die Probleme von morgen
Was heute immer mehr Unternehmen vormachen, ist richtungsweisend. Vielleicht erscheint noch vieles der modernen Büroanwendungen und -Konzepte gewöhnungsbedürftig für die meisten offiziellen Verwaltungen. Doch der Fortschritt ist nicht mehr aufzuhalten. Zurecht, denn die Vorteile des mobilen Arbeitens können den eingefahrenen Strukturen in vielen Ämtern und Behörden nur von Vorteil sein. Die technischen Möglichkeiten sind da. Damit sie in die Anwendung kommen können, muss sich was in den Köpfen der Verantwortlichen ändern.
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