Ludwigshafen / Metropolregion Rhein Neckar.
Die Digitalisierung schreitet im Jobcenter Vorderpfalz-Ludwigshafen voran. Im März 2018 geht die elektronische Akte an den Start. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jobcenters haben sich bei einer internen Veranstaltung am Donnerstag, 5. Oktober, über den Ablauf und Einführungsprozess des neuen Ablagesystems informiert.
Die elektronische Akte wird die klassische Aktenhaltung ablösen, alle Dokumente werden nach und nach reduziert – zumindest in Papierform. „Doch auch wenn das Jobcenter dadurch zu einem papierarmen und digitalen Dienstleister wird, heißt das nicht, dass auch die Kunden auf Papier verzichten müssen. Anliegen und Schriftstücke können weiterhin wie gewohnt per Brief dem Jobcenter übermittelt werden“, erläutert Anja Hölscher, Geschäftsführerin des Jobcenters. „Durch die Reduzierung von Lauf-, Such- und Transportwegen wird die Wartezeit für Kunden bei Vorsprachen reduziert, und Auskünfte über den Bearbeitungsstand können schneller gegeben werden, auch am Telefon“, ergänzt sie.
Eingehende Kundenpost wird gescannt und so gespeichert, dass sie auf dem Computer gelesen werden kann. Die Dokumente werden anschlie-ßend automatisch der „richtigen“ Akte und den zuständigen Mitarbeiterin-nen und Mitarbeitern zugeordnet. Einblick in die Dokumente erhalten Be-schäftigte, die mit der Erledigung der Aufgabe betraut sind. Die elektroni-sche Akte legt damit den Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote, die in der Zukunft noch weiter ausgebaut werden.
Hintergrund:
Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Jahresende 2015 wurde dieses Verfahren im Hinblick auf seine Pra-xistauglichkeit für den Bereich der Grundsicherung (SGB II / „Hartz IV“) er-folgreich erprobt. Die elektronische Akte wird daher bis Mitte 2018 nach und nach in allen 303 Jobcentern eingeführt, die von der BA gemeinsam mit den Kommunen betrieben werden.
Damit wird auch in den Jobcentern eine „Papierflut“ eingedämmt. Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters um-fasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern zurzeit fast 5 Milliarden Blatt Papier (Stand August 2016) in Jobcentern und täglich würden – ohne die Einführung der elektronischen Akte – rund 1,8 Millionen Blatt hinzu-kommen.
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