Heidelberg – Kurze Wartezeiten in den Bürgerämtern durch Terminvergabe – Termine können online, telefonisch und persönlich vereinbart werden

Heidelberg / Metropolregion Rhein-Neckar(red/ak) – Wer eine Dienstleistung der Bürgerämter in Anspruch nehmen möchte, soll nicht lange warten müssen. Um dieses Ziel zu erreichen, setzt die Stadt Heidelberg auf eine Terminvereinbarung. Die meisten Amtsbesuche sind für Bürgerinnen und Bürger gut im Vorfeld planbar. Durch die Terminvergabe können auch die Bürgerämter besser planen und ihre Kapazitäten bestmöglich bereitstellen. Seit Einführung der Terminvergabe im Oktober 2022 besuchten rund 23.000 Bürgerinnen und Bürger die Heidelberger Bürgerämter. Die Hälfte von ihnen hatte bereits einen Termin vereinbart. Die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger ohne Termin werden natürlich ebenso bearbeitet, jedoch müssen diese teilweise längere Wartezeiten in Kauf nehmen, da Terminkunden vorrangig behandelt werden. Das Bürger- und Ordnungsamt der Stadt Heidelberg empfiehlt daher allen, die Terminvergabe zu nutzen. Für dringende Anliegen sind an jedem Tag jeweils zwei Außenstellen der Stadtverwaltung auch für Bürgerinnen und Bürger ohne Termin geöffnet. Die Termine können bequem über ein Online-Formular unter termin.heidelberg.de gebucht werden. Eine Terminbuchung per Telefon ist unter der Nummer 06221 58-13333 montags bis freitags von 8 bis 16 Uhr möglich. Vor Ort in den Bürgerämtern können Termine auch persönlich vereinbart werden. Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nehmen sich zwischen den
Terminkunden gerne kurz Zeit.

Klare Struktur und Informationen vorab
Nachdem die Terminvergabe im Bürgeramt Mitte, der Kfz-Zulassungsstelle, der Führerscheinstelle und der Ausländerbehörde bereits seit Sommer 2021 erfolgreich eingesetzt wurde, erweiterte die Stadt Heidelberg die Praxis im Oktober 2022 auf alle Bürgerämter in den Stadtteilen. Die Bürgerämter der Stadt Heidelberg verfolgen das Ziel, eine durchschnittliche Wartezeit von 10 Minuten nicht zu überschreiten. Das vielfältige Angebot der Bürgerämter, die wachsende Stadtbevölkerung, aber auch die allgemeine Personalsituation führen aber dazu, dass dieses Ziel nicht mehr erfüllt werden kann. Über eine gezielte Terminvereinbarung lässt sich der Besuch auf dem Amt deutlich vereinfachen. Zum einen, weil die Abläufe für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter besser und klar strukturiert sind, zum anderen, weil Bürgerinnen und Bürger wichtige Informationen bereits im Vorfeld erhalten. Termin online vereinbaren – so funktioniert’s Das Terminbuchungsportal der Stadt Heidelberg ist über die Webseite termin.heidelberg.de erreichbar. Mit einem Klick auf „Bürgeramt“ öffnet sich eine Liste der möglichen Dienstleistungen, aus der die Bürgerinnen und Bürger mit einem Klick auf das Plus-Symbol eines oder mehrere Anliegen für ihren Termin auswählen können. Anschließend schlägt das System das Bürgeramt mit dem frühestmöglichen Termin vor. Soll ein anderes Bürgeramt ausgewählt

werden, muss diese Änderung mit dem entsprechenden Button bestätigt werden. Nach Eingabe
der Kontaktdaten ist die Terminvergabe abgeschlossen. 24 Stunden vor dem Termin wird eine Erinnerungsmail versandt. Falls der Termin doch nicht wahrgenommen werden kann, ist eine Möglichkeit zur Stornierung verfügbar. Der große Vorteil an diesem System: Nutzerinnen und Nutzer können direkt nachlesen, welche Unterlagen sie gegebenenfalls zum Termin mitbringen müssen und erhalten eine Erinnerung. Spontane Besuche an ausgewählten Tagen weiter möglich Für kurzfristige Anliegen sind die Bürgerämter der Stadt Heidelberg natürlich weiterhin erreichbar. Nach einem festen Rhythmus sind täglich jeweils zwei Bürgerämter in den Stadtteilen für spontane Besucherinnen und Besucher ohne Termin geöffnet:
– Montag: Boxberg/Emmertsgrund (8 bis 12 Uhr) und Mitte (8 bis 12 Uhr)
– Dienstag: Pfaffengrund (8 bis 18 Uhr) und Wieblingen (8 bis 16 Uhr)
– Mittwoch: Handschuhsheim (8 bis 16 Uhr) und Rohrbach (8 bis 16 Uhr)
– Donnerstag: Altstadt (8 bis 18 Uhr) und Neuenheim (8 bis 16 Uhr)
– Freitag: Kirchheim (8 bis 16 Uhr) und Ziegelhausen/Schlierbach (8 bis 16 Uhr)