Neustadt / Neuwied / Speyer – Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Neustadt / Metropolregion Rhein-Neckar – Dem Traum vom papierlosen Büro sind die drei Kommunen Neustadt an der Weinstraße, Neuwied und Speyer mit der Vergabe eines neuen Dokumentmanagementsystems (DMS) ein großes Stück nähergekommen. Die Software enaio® der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover wird seit Anfang dieses Jahres eingesetzt – für mehr Effizienz, Transparenz und Umweltschutz in der Verwaltung.

Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems können elektronische Akten, Vorgänge und Dokumente modular aufgebaut und datenbankgestützt verwaltet und gesteuert werden. So wird der gesamte Weg eines Dokuments digital begleitet – von der Erstellung und Erfassung über die Verteilung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung oder Löschung.

„Mit der Einführung eines flächendeckenden DMS und dem bereits laufenden Verwaltungsmodernisierungsprozess NiA („Neustadt im Aufbruch“) erhoffen wir uns einen großen Schritt zu einer modernen, bürgerfreundlichen Verwaltung“, sagt Marc Weigel, Oberbürgermeister von Neustadt an der Weinstraße. „Zudem hat uns der zunehmende Bedarf an Mobilem Arbeiten in Zeiten der Pandemie deutlich gezeigt, wie wichtig elektronische Akten sind, damit möglichst effizient gearbeitet werden kann.“

Zeitgleich mit der Einführung des DMS wird in Neustadt an der Weinstraße ein System für einen elektronischen Rechnungseingang in Betrieb genommen. Zukünftig wird damit der komplette Rechnungsworkflow elektronisch abgebildet. Das macht ihn schneller und einfacher – und spart ebenfalls Papier. Die Grundinstallation des DMS ist in Neustadt an der Weinstraße bereits abgeschlossen und die Migration von Daten aus anderen Systemen hat begonnen. Zunächst soll es in der Finanzverwaltung in Betrieb gehen.

„In der interkommunalen Zusammenarbeit setzen wir ebenso wie Neustadt und Neuwied auf ein einheitliches System zur digitalen Bearbeitung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten“, erläutert die Oberbürgermeisterin der Stadt Speyer, Stefanie Seiler.

Neuwieds Oberbürgermeister Jan Einig betont die Bedeutung kommunaler Kooperation.
„Zwischen unseren drei Kommunen gibt es schon seit Jahren eine sehr erfolgreiche Zusammenarbeit“, berichtet OB Einig. „Die wollen wir auch zukünftig fortsetzen.“ Gerhard Wingender, der Leiter des Neuwieder IT-Amts, unterstreicht: „Gerade die IT-Ämter und Abteilungen aus Speyer, Neustadt und Neuwied kooperieren sehr eng miteinander. In unseren Verwaltungen kommen gleiche oder sehr ähnliche Produkte zum Einsatz, zum Beispiel in der Bauordnung. Das heißt für neue Produkte: Ein IT-Amt führt die notwendigen Testdurchläufe durch, die beiden anderen profitieren von dessen Erfahrungen und können alles rasch in die Praxis umsetzen. Das ist eine große Arbeitsersparnis.“

„Auf dem Weg zur Smart City wollen wir in Speyer papierbasierte Prozesse Stück für Stück modifizieren und optimieren“, so Oberbürgermeisterin Stefanie Seiler. „Startpunkt in Speyer ist die städtische EDV-Abteilung, die anderen Fachbereiche werden sukzessive folgen.“

Sandra Selg, ehrenamtliche Beigeordnete und Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Speyer, verweist auf die vielfältigen Vorteile, die eine DMS-Software für die Verwaltung bietet: „Abgesehen von der Senkung der Papier-, Druck- und Zustellkosten, bedeutet gerade die Zeitersparnis bei der Suche nach Daten oder Belegen sowie die gemeinsame, zentrale Nutzung der Dokumente für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine ungemeine Erleichterung bei den täglichen Arbeitsvorgängen.“

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