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Hockenheim – Telefonieren in der digitalen Wolke

Die Stadtverwaltung Hockenheim telefoniert ab sofort in der Cloud: Christian
Schleyer vom IT-Team präsentiert eines der neuen Telefongeräte, die
dafür Anfang Januar in Betrieb genommen wurden. Foto: Stadtverwaltung Hockenheim/Fotografen Lenhardt

Hockenheim / Metropolregion Rhein-Neckar(red/ak) – Die Stadtverwaltung Hockenheim setzt seit einigen Jahren zunehmend die Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen um. Dadurch können viele Anlie-gen bequem von zu Hause aus erledigt werden – eine echte Hilfe während der Corona-Zeit und darüber hinaus auch noch kunden- und bürgerfreund-lich dazu. Für Oberbürgermeister Marcus Zeitler ist das ein Herzensanliegen. Gleich mit dem neuen Jahr ist dabei ein weiterer Schritt dafür so gut wie geschafft: Das „Telefonieren in der digitalen Wolke“ mit der neuen Cloud-basierten Telefonanlage. Das heißt, dass alle Funktionen einer loka-len Telefonanlage ab sofort virtuell über den digitalen Server abgewickelt werden, was eine Reihe von Vorteilen bringt. Das sichtbarste Zeichen dafür war für die Bürgerinnen und Bürgern die Einführung der neuen Telefonnummern in der Stadtverwaltung vor rund einem Monat.
Die Einführung der neuen cloudbasierten Telefonie beschäftigte das IT-Team der Stadtverwaltung Hockenheim, dazu gehören Viola Settegast, Christian Schleyer, Cem-Ali Kurultay, Peter Hartmann und Dennis Kull-mann, ein dreiviertel Jahr lang. Nach dem Beschluss im Gemeinderat im letzten Juni und den Vorbereitungen auf die Umstellung tauschte das IT-Team mit dem externen Partner Ostertag DeTeWe knapp 300 Telefonge-räte aus. Davon waren neben dem Rathaus auch die Stadtbibliothek Hockenheim, die Stadthalle und die städtisch genutzten Immobilien Ottostraße 2 und Obere Hauptstraße 7 betroffen. Die Schulen folgen Anfang März. Aktuell werden die Kolleginnen und Kollegen zur neuen Anlage geschult.

Erreichbarkeit für die Bürgerinnen und Bürger verbessert sich
„Diesen Schritt wollten wir schon länger unternehmen. Die bisherige Telefonanlage
war seit dem Jahr 2011 in Betrieb. Der Schritt hin zum cloudbasierten Telefonieren war daher zeitgemäß, folgerichtig und bietet etliche Vorteile“, sagt Viola Settegast, Leiterin der IT-Abteilung der Stadtverwaltung Hockenheim. „Der Administrations- und Wartungsaufwand verringert sich“, ergänzt ihr Kollege Christian Schleyer. Die neue Telefonie sei von überall nutzbar, lediglich ein Internetanschluss ist erforderlich. „Außerdem ist die Stadtverwaltung und ihre Außenstellen jetzt mit einem einheitlichen
Nummernkonzept und einer einheitlichen Kopfnummer, der 21, erreichbar“
ergänzt er. Neben den internen Vorzügen der neuen Technik gibt es auch für die Bürgerinnenund Bürger praktische Vorteile. Die Stadtverwaltung hat beispielsweise
mit der Firma ProEmotion ein Sprachdialogsystem eingeführt. „Dies
hat zur Folge, dass die Bürgerinnen und Bürger schneller mit dem entsprechenden
Mitarbeitenden verbunden werden und ihr Anliegen damit besser gelöst werden kann“, berichtet Christian Schleyer. Damit möchte die Stadtverwaltung Hockenheim einem gelegentlich geäußerten Kritikpunkt entgegenwirken. Wenn der Mitarbeitende nicht erreichbar war, ging der Anruf der Bürgerinnen und Bürger teilweise ins Leere. Das neue Sprachdialogsystem ist jetzt mit einem Anrufbeantworter gekoppelt, so dass jetzt eine Sprachnachricht hinterlassen werden kann.

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