Offenbach / Nachbarschaft Metropolregion Rhein-Neckar(red/ak/ Verbandsgemeinde Offenbach) – Ungewöhnliche Umstände erfordern manchmal ungewöhnliche Maßnahmen: Vergangene Woche fanden in der Orts- und in der Verbandsgemeinde Offenbach die zwei ersten offiziellen Online-Sitzungen der jeweiligen Bauausschüsse statt. Die Sitzungen der Hauptausschüsse beider Körperschaften eine Woche zuvor wurden – zumindest offiziell noch als “Besprechungen” tituliert, weil man zu dieser Zeit nach den kommunalrechtlichen Vorschriften noch keine Sitzungen per Video-Chat abhalten durfte.
Dennoch war er Ablauf exakt der gleiche, wie bei einer Sitzung: Feststellung der Beschlussfähigkeit, Durcharbeiten der vorher festgelegten Tagesordnung, Beratung und Beschlussfassung – allerdings nicht verbindlich. Statt eines Sitzungsprotokolls wurde eine Besprechungsnotiz angefertigt, um nicht mit den gesetzlichen Bestimmungen in Konflikt zu geraten.
Zwar hat der Landtag in seiner Sitzung am 27. Mai 2020 die Gemeindeordnung in § 35 Absatz 3 in der Art geändert, dass “bei Naturkatastrophen oder sofern andere außergewöhnliche Notsituationen dies erfordern Beschlüsse in einem schriftlichen oder elektronischen Umlaufverfahren oder mittels Video- oder Telefonkonferenzen gefasst werden dürfen”, allerdings erfordern solche Sitzungen nicht nur die vorherigen Zustimmung von 2/3 der gesetzlichen Rats- bzw. Ausschussmitgliedern, sondern auch der zuständigen Kommunalaufsicht. Letztere wurde bislang sehr zurückhaltend bzw. gar nicht erteilt. Die 2/3-Mehrheit erwies sich hingegen als unproblematisch.
Nach dem Corona-bedingten Lockdown im März des Jahres, als landesweit komplette Ratssitzungen abgesagt werden mussten und die dringlichsten Angelegenheiten per Eilentscheidung geregelt wurden, bereitete sich die Verbandsgemeindeverwaltung Offenbach schon früh auf die Durchführung von Videokonferenzen als Ersatz für Präsenz-Sitzungen vor. “Es ist der Bevölkerung, insbesondere Vereinen und Organisationen kaum vermittelbar, dass Versammlungen, Sportbetrieb, Vereinssitzungen etc. nicht stattfinden dürfen und sich exakt in den gleichen Räumlichkeiten dann der Gemeinderat zu einer Sitzung trifft”, so Bürgermeister Axel Wassyl. “Wir raten unseren Mitmenschen, das Infektionsgeschehen dadurch zu verringern, in dem wir soziale Kontakte vermeiden, das gilt aus meiner Sicht auch für Präsenzsitzungen des Gemeinderates bzw. der Ausschüsse.”
Die Verwaltung in Offenbach nutzte die Sommerzeit, in der die Infektionszahlen zurückgingen und Präsenzsitzungen in gut durchlüfteten Räumen bei angenehmen Außentemperaturen überhaupt kein Problem darstellten, die technischen Herausforderungen für den Winter zu schaffen, wenn geöffnete Fenster eine durchaus große Beeinträchtigung des Sitzungsgeschehens darstellen. Einen zusätzlichen Motivationsschub erhielt das Team um den Offenbacher Rathaus-Chef durch ein Rundschreiben des Innenministers Roger Lewentz vor einigen Wochen, das verkündete, dass eine Online-Sitzung der Aufsichtsbehörde lediglich noch angezeigt werden muss und die Zustimmungserfordernis entfällt.
Zwischenzeitlich hatte man sich nach einem datenschutzrechtlich konformen System umgeschaut und entschied sich für die Plattform “Jitsi”. Anbieter gibt es viele auf dem Markt, aber die meisten laufen zwingend auf amerikanischen Servern, was nicht DSGVO-konform ist. Die VG Offenbach mietete sich einen Serverplatz bei einem nationalen Anbieter und testete das Verfahren zunächst bei internen Besprechungen und schließlich bei den bereits erwähnten “Besprechungen” der Hauptausschüsse der Orts- und der Verbandsgemeinde, sowie bei verschiedenen Meetings mit Externen.
Als man sich sicher war, dass das System stabil läuft bereitete man sich – des Innenministers Verfügung im Rücken – auf die Durchführung einer regulären Sitzung vor. Premiere sollte der Bauausschuss Offenbach am 23.11. haben, danach sollte eine weitere desgleichen Gremiums der VG am 26.11. stattfinden.
Zwei Anforderung der Gemeindeordnung, die auch bei Online-Sitzungen gelten, waren vorher noch zu bewältigen: Die Beteiligung der Öffentlichkeit, sowie die Möglichkeit, sich bei Einwohnerfragestunden als Zuhörer direkt an das Gremium wenden zu können. Andererseits ist bei nichtöffentlichen Angelegenheiten zu gewährleisten, dass kein Unbefugter der Sitzungen beiwohnen kann.
Die Lösung bietet das gewählte Konferenz-Format mittels eines live-Streamings auf dem Youtube-Kanal der Verbandsgemeinde Offenbach. Außerdem bietet das Programm eine “Lobby-Funktion” in der sich die Zuhörer unter der im Amtsblatt veröffentlichten Adresse einloggen können. Aus dieser Lobby werden sie händisch in die Sitzung geladen und nach ihrem Anliegen müssen sie die Sitzung wieder verlassen und können das weitere Geschehen wieder im Livestream verfolgen. Die Ratsmitglieder indes kommen direkt in die Sitzung über einen in der persönlichen Einladung verschickten Link und unter Eingabe eines Passworts. Somit ist die Öffentlichkeit hergestellt, die mindestens vierteljährlich abzuhaltende Einwohner·innenfragestunde umsetzbar und die Verifizierung der Ratsmitglieder möglich.
Schließlich stellte sich die Frage der Durchführung der Abstimmung. Erste Tests mit einfachem Hand heben per Meldungs-Funktion des Programms oder visuell, funktionieren zwar bei Ausschüssen mit etwa 10 Personen, würden allerdings bei angedachten Ratssitzungen zu unübersichtlich. Also nahm man Kontakt die dem Software-Anbieter des bereits seit Jahren im Einsatz befindlichen Sitzungsdienstprogramms auf. Auch diese betraten mit diesem neuen Format Neuland, konnten aber innerhalb weniger Tage ein Abstimmungs-Tool anbieten, welches garantiert, dass die Stimmabgabe per Mausklick nachvollziehbar möglich ist. Das Abstimmungsergebnis wird dem Sitzungsleiter sofort mittels eines Balkendiagramms angezeigt, so dass das Abstimmungsergebnis verlässlich sofort vorliegt. Da die Abstimmung über das Ratsinformationssystem (RIS) läuft, ist auch die Authentifizierung der Ratsmitglieder gewährleistet, da diese sich mit ihren persönlichen Login-Daten im RIS anmelden.
Soviel zur Theorie, aber wie lief es in der Praxis? Nach der aus seiner Sicht ganz gelungenen Premiere bat der Rathaus-Chef die Ausschussmitglieder um ihren Erfahrungsbericht, erhielt aber auch von einigen der rekordverdächtigen 44 (!) Gästen- normalerweise findet kaum jemand den Weg zur Sitzung – Rückmeldungen, wie die Wahrnehmung als externe*r Beobachter*in war.
Um bei den Zuschauern zu beginnen, diese merkten von den dauernden Verbindungabbrüchen im Streaming zwischen “Jitsi” und “Youtube” kaum etwas. Der gleichzeitig teilnehmende Technik-Verantwortliche Mike Bourquin reagierte immer blitzschnell und stelle die Verbindung stets umgehend wieder her.
Fakt ist: ohne gleichzeitige Teilnahme eines “Sitzungstechnikers” zusätzlich zur Schriftführung sind Online-Sitzungen nicht durchführbar. Es sei denn, man nimmt andauernde Sitzungsunterbrechungen in Kauf, um sich als Vorsitzender oder Schriftführer auf diese nicht unkomplizierte Handlung konzentrieren zu können. Ansonsten überhört man spätestens beim dritten Mal die etwas nervige Durchsage “Streaming has stopped” sowie die anschließende Ankündigung “Streaming ist on”.
Auch das online-Abstimmungs-Tool des Sitzungsprogramms funktioniert noch nicht so zuverlässig, wie es das soll. Aber die Software-Entwickler sind sehr motiviert und gewillt, zusammen mit der Offenbacher Verwaltung die optimale Lösung zu programmieren. Schließlich ist diese nach den vorliegenden Informationen bislang mit eine der ersten Verwaltungen, welche die Online-Sitzungen mit dieser Konsequenz verfolgt und auch für größere Gremien anbieten will.
Die Umfrage bei beiden Ausschüssen ergab im vorläufigen Ergebnis zunächst, dass niemand aus Protest der Sitzung ferngeblieben ist, weil er/sie grundsätzlich nicht bereit ist, an online-Sitzungen teilzunehmen. Für die Mehrheit der Befragten (8 Rückmeldungen) fiel die Gesamtbeurteilung der Sitzung als “in Ordnung” aus. Fünf Sitzungsteilnehmer*innen sehen noch Verbesserungspotential. Niemand stimmte für “sehr gut” oder aber für “schlecht”.
Das A und O für eine erfolgreiche Teilnahme ist eine stabile und leistungsfähige Internet-Anbindung. “Wir sind halt noch immer digitales Entwicklungsland” stellt Axel Wassyl mit Bedauern fest. “Eine schlechte Videodarstellung kann ich durch vermindern der Auflösung noch regulieren, aber zumindest die stabile Audioverbindung sollte in Deutschland doch möglich sein”. Ist es leider nicht. Einige kämpften die ganze Zeit damit, in die Sitzung hineinzukommen oder drin zu bleiben. Einige Teilnehmer mussten die Erfahrung machen, dass es ratsam ist, sich bei der ersten Teilnahme lieber etwas früher einzuloggen, denn nicht immer und bei jedem*r klappt dies auf Anhieb. Auch die Erwartung, man könne per Wireless-LAN zuverlässig an einer Konferenz teilnehmen erweist sich oft als trügerisch. Kabel bleibt Kabel, heißt hier die Devise, also besser ein LAN-Kabel anschließen.
Eine Beschwerde richtete sich hinsichtlich der Hardware-Ausstattung an die VG-Verwaltung, die für jedes Ratsmitglied eine Kostenbeteiligung von 300,00 € bei der Anschaffung eines Tablets bzw. Laptops anbietet, das dann aber auch privat genutzt werden kann. Zumindest dem konkreten Beschwerdeführer ist dies zu wenig.
Die Sitzungseinladungen mit allen Unterlagen werden in Offenbach und der VG schon seit langem ausschließlich digital zugestellt. Das spart nicht nur Personal- und Sachkosten, sondern schont in nicht unerheblichem Umfang auch die Umwelt. Bei möglichen mehreren hundert Seiten an Unterlagen pro Gremienmitglied und Sitzung kommen schnell ganze Papierpackungen zusammen, die bisher für jede Sitzung bedruckt wurden.
Dafür wurden bereits vor Jahren Tablets angeschafft und den Ratsmitgliedern zur Verfügung gestellt. Diese sind mittlerweile in die Jahre gekommen und entsprechend oftmals nicht mehr den technischen Ansprüchen. Da einige mit den einheitlich angeschafften Geräten nicht zurechtgekommen sind, entschied man sich für die Zuschuss-Variante. Jede*r kauft das Gerät, das ihm*r am besten zusagt und alles ist gut.
“Wen man dazu nicht bereit ist, und versucht, mit einem alten XP-Rechner, dessen Betriebssystem schon lange nicht mehr aktualisiert und gepflegt wird, zurecht zu kommen, braucht man sich nicht zu wundern, wenn es mit der Video-Konferenz nicht so klappt. Für solche Ausnahmefälle versucht die Verwaltung nun, fertig ausgestattete Räume bereitzustellen, in denen Gremienmitglieder ohne derartige technische Ausstattung an der Sitzung teilnehmen können. Dorthin zu gelangen, kann durchaus zugemutet werden, genauso wie bei einer Präsenz-Sitzung in den Sitzungssaal”, findet Wassyl. Zudem testet die Verwaltung auch weiter alternative Konferenzsysteme auf dem eigenen Server und implementiert auch andere Open Source-Software. „Open Source sollte zukünftig verstärkt genutzt werden.“, so Wassyl, „Zu lange sind die Verwaltungen in der Abhängigkeit eines großen US-Konzerns, dessen Produkte nun aber oft nicht rechtskonform eingesetzt werden können.
Die nächste Gemeinderats- und auch die Verbandsgemeinderats-Sitzung will Bürgermeister Axel Wassyl entgegen seiner Überzeugung dennoch als Präsenz-Sitzungen abhalten. Er begründet dies mit dem aus seiner Sicht verbleibenden juristischen Restrisikos beispielsweise bei Satzungsbeschlüssen. “Irgendwann kommt ein Verwaltungsgericht vielleicht zu dem Ergebnis, dass ein Detail möglicherweise nicht ganz so hundertprozentig vorschriftsmäßig gelaufen ist – dann haben wir den Salat! Da bin ich schon zu lange im Geschäft und habe die unmöglichsten Urteile gelesen” stellt der Offenbacher Verwaltungschef fest. “Sollten aber keine Satzungen auf der Tagesordnung stehen, wird die Sitzung online abgehalten” verspricht er weiter. “Wir sollten in diesen kritischen Zeiten mit gutem Beispiel vorangehen und die Infektionsgefahr durch Kontaktvermeidung möglichst meiden!”
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