Speyer – Professionelle Software für das neue Pfarrbüro

Speyer (is) / Metropolregion Rhein-Neckar – Von der Adressverwaltung bis zur Pfarrbrieferstellung: Computerprogramm erleichtert vernetztes Arbeiten in der Pfarrei.

Wenn am 1. Januar 2016 im Bistum Speyer 70 neue Pfarreien errichtet werden, hat das weitreichende Konsequenzen auch für die tägliche Arbeit in den zentralen Pfarrbüros. Die Aktivitäten mehrerer Gemeinden müssen koordiniert werden, zugleich gilt es Aufgaben und Termine in den Pfarrgremien und im pastoralen Team aufeinander abzustimmen. Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, stattet das Bistum Speyer die zentralen Pfarrbüros im Lauf des Jahres mit dem Software-Produkt „InGenius-Office“ aus.
„Kommunikation und Koordination sind Schlüsselfaktoren für die Arbeit in den neuen Pfarreien“, erklärt Kanzleidirektor Wolfgang Jochim. Die neue Software bietet dazu die technischen Voraussetzungen, von der Adressverwaltung und Terminplanung über das Erstellen der Gottesdienstordnung und der Dienstpläne bis hin zur einheitlichen Dokumentenablage. Der Zeitaufwand für die Erstellung des Pfarrbriefs wird deutlich geringer. Das Programm „InGenius-Office“ soll zugleich als zentrale Informationsplattform für die interne Kommunikation zwischen den verschiedenen Gremien und Gruppen der Pfarrei Anwendung finden. „Da es auch als App für Smartphones zur Verfügung steht, können die pastoralen Mitarbeiter auch unterwegs zum Beispiel auf den zentralen Terminkalender der Pfarrei zugreifen“, verdeutlicht Wolfgang Jochim. Ein einheitliches Verwaltungsprogramm in allen Pfarrbüros biete zudem den Vorteil, dass sich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter beim beruflichen Wechsel in eine andere Pfarrei nicht erst mühsam auf ein neues Programm einstellen muss.
Die Mitglieder der im Zuge des Prozesses „Gemeindepastoral 2015“ gebildeten Arbeitsgruppe „Pfarrbüro“ hatten Verwaltungsprogramme mehrerer Anbieter intensiv getestet, bevor man sich für die Software „InGenius-Office“ entschied. Insbesondere die hohe Bedienerfreundlichkeit des Programms überzeugte. Positiv ins Gewicht fiel auch, dass mit der Firma Compelec ein erfahrener Kooperationspartner gewonnen wurde. Das mittelständische Unternehmen aus dem saarländischen Wadgassen ist seit rund 30 Jahren als Spezialist auf dem Gebiet der Datenbankentwicklung tätig. Mit einem Stamm von 16 Mitarbeitern garantiert es hinsichtlich der technischen Betreuung die notwendige Kontinuität und Verlässlichkeit. Das Programm „InGenius-Office“ kam vor zwei Jahren auf den Markt, inzwischen wird es von rund 100 Pfarreiengemeinschaften im Bistum Trier erfolgreich eingesetzt. Auch mehrere andere Bistümer haben bereits Interesse signalisiert. „Wir haben das Programm aus der Praxis heraus entwickelt, indem wir die täglichen Anforderungen in einem Pfarrbüro mit unserem langjährig erprobten Know-How aus der Datenbanktechnik zusammengebracht haben“, erklärt Kurt Werner Malter, Geschäftsführer der Firma Compelec.
Den Vertrag zur Zusammenarbeit haben das Bistum Speyer und die Firma Compelec bereits Ende des vergangenen Jahres geschlossen. Aktuell bereitet die Projektgruppe, der von Seiten des Ordinariats auch EDV-Abteilungsleiter Dr. Achim Knoll angehört, die Schulungen vor. In einem ersten Schritt sollen 15 Pfarrsekretärinnen für die Arbeit mit „InGenius-Office“ fit gemacht werden. Als Multiplikatorinnen sollen sie ihr Wissen später an die Kolleginnen und Kollegen in den anderen Pfarrbüros weitergeben. Auch die Pfarrer, Pastoral- und Gemeindereferenten werden für die Arbeit mit der neuen Verwaltungssoftware geschult. „Nur wenn jeder über die nötigen Grundkenntnisse verfügt, entfaltet das Programm seinen vollen Nutzen, sorgt für Arbeitserleichterung und trägt zu einem spürbaren Mehr an Koordination und Vernetzung bei“, ergänzt Stefan Knoblauch von der Firma Compelec.
Das beigefügte Foto können Sie zur Illustration gern kostenlos verwenden. Es zeigt Kanzleidirektor Wolfgang Jochim (im Vordergrund) zusammen mit Stefan Knoblauch (links) und Kurt Werner Malter (rechts) von der Firma Compelec bei der Einführung der neuen Software InGenius-Office.