Worms / Rhein-Neckar – Stadt hat neuen Service eingerichtet – schnellere Bearbeitung
In seiner Neujahrsansprache hatte Oberbürgermeister Michael Kissel die Erweiterung des städtischen Anliegen- und Beschwerdemanagements angesprochen. Neben der regelmäßigen Bürgersprechstunde und der Möglichkeit, sich telefonisch oder schriftlich an das Bürgerberatungsbüro zu wenden, sollen die Möglichkeiten des Internet intensiver nutzbar gemacht werden, so OB Kissel.
Seit Ende letzten Jahres verfügt die Stadtverwaltung auf der städtischen Homepage www.worms.de über ein weiteres Online-Modul, bei dem Bürgerinnen und Bürger ihr Anliegen oder ihre Beschwerde digital an die Verwaltung übermitteln können. Direkt auf der Startseite von www.worms.de unter dem Menüpunkt „Kontakt“ öffnet sich ein Formular, in dem man sein Anliegen angeben kann. Die Daten werden dann verschlüsselt per E-Mail direkt an das Büro des Oberbürgermeisters gesendet.
“Seither haben bereits über 350 Homepage-Besucher diesen Service genutzt“, informiert die zuständige Sachbearbeiterin im Büro des Oberbürgermeisters, Birgit Döppert. Neu ist, dass alle eingehenden E-Mails in einer extra programmierten Software verwaltet werden. Anliegen oder Beschwerden werden zügig an zuständige Sachbearbeiter weitergeleitet. Diese erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über den Vorgang. Durch das digitale Modul können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig am Fall arbeiten, Vorgesetze können den Status verfolgen und die Antworten im Bedarfsfall ergänzen. Nach erfolgter Freigabe kann die Antwort entweder direkt per E-Mail erfolgen oder auf offiziellem Briefpapier der Stadtverwaltung ausgedruckt und per Post versandt werden.
Bei gleich gelagerten Themen kann über das Programm auf ähnliche Fälle zurückgegriffen werden, ohne dass Akten angelegt, Kopien gefertigt und Schriftstücke innerhalb der Verwaltung in Umlauf gegeben werden müssen.
„Mit dem neuen Formular hat sich die Qualität der eingehenden Daten und der Dienstleistung der Verwaltung gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern erheblich verbessert. Das erhöht natürlich auch die Motivation des Bearbeiters“, erläutert der städtische Internetbeauftragte, Daniel Körbel, weitere Vorteile des neuen Systems.
Besonders erfreut ist man in der Verwaltung, dass sich dadurch die Bearbeitungs- und Antwortzeit deutlich verkürzt hat. Wichtig dabei sei, dass die Bürger auch ihre eigene E-Mail Adresse angeben, ansonsten kommt die Antwort per Post, was etwas länger dauert.
„Selbstverständlich können die Bürgerinnen und Bürger auch nach wie vor ihre Anliegen persönlich, per Telefon oder auf dem Postweg an ihre Verwaltung richten. Das digitale System ergänzt und erweitert unseren bestehenden Service um eine für den Bürger sehr komfortable Komponente“, unterstreicht Oberbürgermeister Michael Kissel.
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