Landkreis Bad Dürkheim / Dirmstein/ Metropolregion Rhein-Neckar – Markus Herrmann, Geschäftsführer von Apropos-Service im pfälzischen Dirmstein, nahm die Digitalisierungsprozesse seines Unternehmens selbst in die Hand und widerlegte so die oft vorherrschende Verwalterangst vor innovativem Fortschritt.
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Neue Medien und die moderne Technologie einer mobilen App vereinfachen heute die Organisation im Ablauf seines Betriebes und optimieren die interne und externe Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern.
Die Vision: Investition in Innovation
Der Pfälzer Unternehmer plante, das Plus mobiler Apps und moderner Online-Medien für seinen Betrieb nutzbar und profitabel zu machen. Frühzeitig etablierte er die 24-Stunden-Onlineverwaltung, bei der Kunden per Log-in Zugriff auf alle relevanten Datensätze wie Jahresabrechnungen oder WEG-Beschlussfassungen erhielten.
Die Präsenz auf Social-Media-Kanälen wie Facebook oder YouTube erwies sich als wichtiger Schritt zu digitalem Fortschritt, weniger für die interne Prozessoptimierung, sondern – viel wichtiger – als Kommunikationsplattform über die eigenen vier Wände hinaus.
Seit 2015 bespielt das Unternehmen den eigenen Facebook-Auftritt erfolgreich mit wöchentlichen Themen. „Wir holen Menschen da ab, wo sie sich privat oder beruflich ohnehin schon aufhalten, und das ist nun einmal bei Medien wie Facebook und Co der Fall. Große Teile unserer Interaktion finden heute überwiegend online statt. Das was wir früher zum Teil per Post kommunizierten, verbreiten wir jetzt direkt über unsere zahlreichen Onlineplattformen.“
Doch das Internet ist schnelllebig, erfordert immer neuen Content. Um „im Gespräch“ zu bleiben, lässt Apropos-Service über eine Agentur Videoclips zu klassischen Immobilienfragen wie den Aufgaben der Eigentümerversammlung oder der Unterscheidung von Gemeinschafts- und Sondereigentum produzieren. Die von Markus Herrmann persönlich vertonten Filme spielen in kompakten zwei bis drei Minuten so aktuelle Informationen direkt auf Smartphones oder Tablets. Die Streuung der Videos führt zu wertvoller Interaktion, das steigert die regionale Bekanntheit – eine Art „Schneeballeffekt“: „Unser Online-Engagement zielt nicht ausschließlich auf Bestandskunden. Natürlich haben wir die Absicht, Apropos-Service mit Formen des viralen Marketings für neue Kunden interessant zu machen. Das ist redaktionell und finanziell mit Aufwand verbunden, aber es lohnt sich – gemessen am Feedback – auf alle Fälle.“
Hausverwaltung to go – die Idee einer eigenen mobile App
Höhepunkt der digitalen Transformation im Hause Apropos-Service: Markus Herrmann verknüpfte die erfolgreichen Bausteine der über 15-jährigen Unternehmensgeschichte – kompetenten Service, Kundennähe, schnelle Informationsweitergabe und effiziente Kommunikation – in einer mobilen Anwendung. Diese App war DIE effiziente Lösung, das Unternehmen mit Kunden im Rahmen der Zusammenarbeit weiter aktiv zu vernetzen.
Nach zwei Jahren Planungs- und Programmierphase ging die App im Sommer 2016 für Kunden, Mitarbeiter und Dienstleister an den Start. In Sekundenschnelle lassen sich unter den Nutzern „von unterwegs“ jetzt Daten und Bilder austauschen oder Informationen abrufen. Dieser Fortschritt optimiert Prozessabläufe und vereinfacht die interne Kommunikation; bislang undurchsichtige Verwaltungsvorgänge werden transparent und zeitintensive Prozesse beschleunigt. Vor Ort in die App eingegebene Daten stehen den Betroffenen des jeweiligen Vorgangs in Echtzeit als Information oder für die weitere Bearbeitung zur Verfügung: Nachrichten landen per Knopfdruck auf dem Schreibtisch der Servicemitarbeiter, Handwerker oder Versicherungen. Kleinere Defekte (z.B. Treppenhauslicht) oder größere Schäden (u.a. Wasserrohrbruch) lassen sich so von der Problemmeldung bis zur Lösung für alle Beteiligten transparent beheben. Es entfällt der Ärger zwischen Eigentümern und Mietern, der oft durch klassische Kommunikationsdefizite mit Dienstleistern (Hausmeister, Handwerker, Versicherung usw.) oder unnötige Verzögerungen bei Reparaturen bzw. Schadensaufnahmen verursacht wird. Über eine Pinnwand-Funktion haben Nachbarn oder Immobilienbesitzer eines Wohnobjekts die Möglichkeit, sich untereinander auszutauschen. Kurz: Ein neues mobiles Betriebssystem, zugeschnitten auf die Bedürfnisse einer modernen Hausverwaltung.
Kontinuierlich soll die App künftig um weitere Features ergänzt werden. Geplant ist neben dem Einsatz bei Eigentümerversammlungen (Tool zur Anwesenheitskontrolle, Abstimmung über Tagesordnungspunkte) auch die Zusammenarbeit mit einem regionalen Servicepartner. Dann lassen sich sogar organisatorische oder medizinische Serviceleistungen (z.B. Vereinbarung eines Arzttermins, Hilfe bei medizinischen Fragen) in der Anwendung abrufen. Gerade ältere Menschen könnten so „schnelle Hilfe per Knopfdruck“ anfordern und ihren Tagesablauf im vertrauten Umfeld weitgehend eigenständig steuern.
Digitalisierung als Innovationsschub?
Ja, aber…. Dank der Verwalter-App ist Apropos-Service im Bereich der digitalen Prozessoptimierung auf der Überholspur. Seine Aktivitäten wertet Geschäftsführer Markus Herrmann jedoch nicht als Marketing-Gag. Wichtig ist ihm dabei vor allem eines: Keinesfalls will er über den Einsatz der modernen Kommunikationsmittel den persönlichen Kontakt zu seinen Kunden aus den Augen verlieren, im Gegenteil – die Zusammenarbeit soll für alle Seiten transparenter, offener und flexibler gestaltet werden.
Der Unternehmer ist überzeugt, dass sich besonders die Idee der Verwalter-App bei Mitarbeitern, Immobilienbesitzern, Mietern und Handwerkern durchsetzen wird. „Die neue App ist DAS neue Kommunikationsinstrument im Verwalteralltag. Unsere Planziele haben sich in der Praxis schnell erfüllt: Volle Transparenz, komplette Vernetzung und klare Zeitersparnis. Das minimiert die interne Bürokratie und wir können uns mehr Zeit für wichtige Aufgaben nehmen: den Dialog mit unseren Kunden.“
Positiver Effekt: Die digitale Vorreiterrolle machen Apropos-Service für Neukunden am Markt interessanter, Bestandskunden binden sich langfristig an das moderne Unternehmen. Auch in Zukunft setzt Markus Herrmann auf digitalen Fortschritt. Neue innovative Ideen sorgen dafür, dass er beim Thema „Digitale Transformation“ künftig weiter ordentlich Gesprächsstoff liefert.
Über das Unternehmen:
Die Apropos-Service GmbH aus dem pfälzischen Dirmstein ist für Eigentümer in der Metropolregion Rhein-Neckar seit der Gründung im Jahr 1999 ein zuverlässiger Partner. Die Hausverwaltung bietet Kunden in allen Immobilienbereichen flexible Betreuung und vollen Service rund um die WEG-, Miet- und Gewerbeverwaltung. Aktuell verwalten Geschäftsführer Markus Herrmann und seine fünf Mitarbeiter rund 2.400 Wohneinheiten.
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